FAQ – Teams

Gestion des réunions

Gestion du cours

Gestion générale

Les bases

Avant de vous lancer tout seul dans l’exploration de l’outil, on vous recommande de consulter :

Vous avez deux possibilités :

Selon qu’il s’agit d’un cours ou d’un projet, vous pouvez faire votre demande à l’aide du formulaire suivant :

https://jira.uqam.ca/servicedesk/customer/portal/1/create/183

Dans le cas d’un cours (incluant des devoirs, un carnet de notes, un dossier du cours, etc.), vous devez choisir l’option espace-cours. Si vous désirez utiliser TEAMS dans le contexte d’un projet ou d’un groupe de travail collaboratif, il suffit de sélectionner l’option groupe de travail.

Notez que les étudiant(e)s peuvent aussi créer des espaces de travail dans TEAMS, et ce sans passer par le formulaire de création. Cependant, la durée de vie de ces espaces-là est limitée.

Pour les espaces TEAMS (cours ou groupe de travail) créés pour les enseignant(e)s, il n’y a pas de date d’expiration.

Pour les espaces de travail créés par les étudiant(e)s il y a toutefois une durée de vie par défaut de 365 jours. Par la suite, l’étudiant(e) propriétaire de l’équipe recevra, par courriel, une demande afin de renouveler son équipe. Il recevra trois notifications de fin de vie d’un groupe soit à 30 jours, à 15 jours et à un jour avant de fin de la vie.  Un délai de 30 jours est accordé pour restaurer une équipe TEAMS et après cette date les données sont irrécupérables.

Un canal permet aux membres de l’équipe de tenir des conversations et de travailler sur des sujets spécifiques. Chaque équipe possède des canaux, dont le canal General. Ces canaux permettent de classer et d’organiser le travail collectif par sujet, par projet, par groupe, etc. Vous pouvez créer jusqu’à 200 canaux par équipe.

Il est également possible de créer un ou plusieurs canaux privés restreints à certains membres de l’équipe. L’utilisation des canaux est aussi une bonne stratégie lorsque vous voulez séparer votre groupe en plusieurs équipes de travail. L’information d’un canal privé est seulement accessible par les membres de l’équipe qui appartiennent à ce canal.

Il s’agit d’un groupe de personnes qui travaillent en collaboration pour réaliser des activités collaboratives et atteindre des objectifs dans le cadre d’un cours ou d’un projet. Une équipe créée dans TEAMS forme un groupe Office365. Les membres de cette équipe peuvent entre autres entretenir des conversations, partager des fichiers et des notes en lien avec le projet ou le cours.

La création des équipes à l’UQAM se fait via le formulaire : https://jira.uqam.ca/servicedesk/customer/portal/1/create/183 

Gestion des activités

Gestion des membres, des équipes et des canaux

Vos collègues enseignant(e)s, vos étudiant(e)s, des membres internes de l’UQAM ainsi que des invités externes peuvent faire partie de votre projet ou cours collaboratif.

Dans TEAMS, il existe trois grands rôles : les propriétaires d’équipe, les membres et les invités.

En tant que propriétaire, vous pouvez ajouter autant de membres que vous souhaitez. Il faut cependant que ces personnes-là possèdent une adresse UQAM pour pouvoir obtenir le statut de membre, pour les étudiant(e)s ou de propriétaire, pour les co-enseignant(e)s de votre équipe-cours.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « … » (autres options) à la droite du nom de l’équipe. Ensuite, vous devez choisir l’option « ajouter un membre ».

Enfin, vous devez choisir l’option qui vous convient selon qu’il s’agit d’un étudiant ou d’un enseignant. Le premier aura un accès membre et le deuxième un accès propriétaire comme le vôtre.

Oui, il est possible pour le propriétaire d’une équipe TEAMS d’ajouter des invités externes à l’UQAM.

Dans la gestion des membres de votre équipe TEAMS, vous devrez ajouter l’adresse de courriel valide de votre invité externe qui recevra une invitation à se connecter avec un compte Microsoft TEAMS déjà existant ou en l’invitant à en créer un gratuitement. Pour plus de détails, consultez l’aide Microsoft.

Notez que à l’UQAM, les invité.e.s externes ont un droit de modification des documents.

Vous pouvez ajouter et supprimer des membres. Vous pouvez également modifier ou de supprimer une équipe, et de changer l’image de l’équipe. Il vous sera possible aussi de :

  • définir les autorisations des membres de l’équipe ;
  • créer un canal ;
  • ajouter des invités dans une équipe ;
  • autoriser les mentions @ [nom du canal] ;
  • autoriser l’utilisation d’emoji et de GIF ;
  • etc.

Notez que dans certaines organisations les enseignant(e)s peuvent créer les équipes par eux-mêmes. À l’UQAM, ce n’est pas le cas et il est nécessaire de passer par le formulaire de création. Cela nous permet d’assurer une meilleure gestion et organisation des espaces-cours qui sont créés.

Pour en savoir plus sur les trois principaux rôles dans TEAMS, consultez le lien suivant :

Possibilités du propriétaire de l’équipe, des membres et des invités dans TEAMS

Vous pouvez créer des canaux pour mieux organiser le travail en groupe, les sujets, modules, thématiques, etc.  Pour ce faire, il suffit de cliquer sur les (autres options) qui sont à la droite du nom de l’équipe et ensuite, choisir l’option ajouter un canal.

Pour savoir plus sur les canaux, consultez le lien suivant :

Organiser votre équipe à l’aide des canaux

C’est possible. Il faut simplement créer un canal de type privé. Pour ce faire, vous devez :

Accéder à l’équipe pour laquelle vous voulez créer le canal privé et sélectionnez sur les … (Autres options) et choisir l’option ajouter un canal.

Ensuite, entrer un nom et une description pour le canal et choisissez l’option canal privé sous confidentialité

Notez que vous pouvez créer jusqu’à 30 canaux privés pour une équipe et que les membres que vous ajouterez au canal doivent faire partie de votre équipe.

Il suffit de repérer le canal où vous désirez ajouter des personnes, cliquer sur les … (Autres options) qui s’affichant à droite du nom du canal et choisir l’option ajouter des membres.

Pour supprimer un canal, accédez au nom du canal, puis cliquez sur autres options Bouton « autres options » … supprimer ce canal.

Notez qu’une fois que vous supprimez un canal, vous perdez l’historique des conversations qui s’y rattachent.

Si vous ne voulez pas supprimer définitivement le canal et les informations qui s’y retrouvent, vous pourrez tout simplement désactiver les notifications liées au canal. De cette façon, vous ne perdez pas les informations, mais vous ne serez pas dérangé par les notifications.

Le canal Général est accessible à tous les membres (incluant les invité(e)s externes). Vous pouvez créer un ou plusieurs canaux privés en fonction de la confidentialité et gérez les accès en fonction du besoin de chaque membre de l’équipe.

Gestion des vidéos

Utilisation

Ressources disponibles

Utilisation pour l'évaluation

Utilisation pour la communication

Pour créer un message pour votre classe entière, vous devez cliquer sur le Bouton Équipes, puis sélectionner une équipe et un canal. Ensuite, sélectionnez l’onglet Publications.

En fin, vous devez cliquer sur la zone de rédaction, tapez votre message et cliquez sur le Bouton Envoyer.

Utiliser @ et le nom de votre canal pour alerter tous les membres de votre publication. Exemple : @test02.

Pour attirer l’attention d’une personne, saisissez @, puis son nom. Ensuite, vous devez sélectionner son nom dans la liste qui apparaît. Saisissez @équipe pour adresser un message à toute une équipe ou @canal pour adresser un message à toutes les personnes de ce canal.

Si vous souhaitez régler les notifications reçues d’un canal, consultez les explications disponibles dans :

Pour envoyer un message privé, vous devez cliquer  sur l’icône nouvelle conversation à côté de votre barre de recherche pour lancer une nouvelle conversation. Ensuite, taper le nom de la ou des personnes avec lesquelles vous voulez discuter. Enfin, vous devez composer votre message et appuyer sur Entrée.

Bouton nouvelle conversation :

Les conversations privées ne sont visibles que par les personnes participant au clavardage privé. Pendant que dans un canal d’équipe les membres peuvent tenir des conversations ouvertes et visibles par les personnes faisant partie du canal et de l’équipe, sauf s’il s’agit d’un canal privé (dans ce cas-là, sauf les personnes membres du canal pourront voir les conversations).

D’abord vous devez cliquer sur le Bouton conversations, puis sélectionner la conversation où vous désirez ajouter une personne.

Cliquez sur le bouton Ajouter des personnes dans le coin supérieur droit de votre écran. Ensuite, tapez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter et appuyez sur Entrée.

Oui, vous pouvez effectuer des appels directs et des appels de groupe sans avoir à organiser une réunion. Ceux-ci sont privés et n’apparaîtront dans aucune conversation d’équipe.

Pour démarrer une nouvelle conversation, cliquez sur le bouton:

Ensuite, vous devez sélectionner appel vidéo ou audio.

Pour ne rien manquer, vous pouvez consulter votre flux d’activité. Dans cette espace, vous verrez les derniers évènements vous concernant. Vous recevrez une notification chaque fois que quelqu’un :

  • vous mentionne (@mentions). Vous verrez également vos @mentions dans la conversation, où vous pourrez les repérer facilement ;
  • mentionne les équipes et les canaux auxquels vous appartenez (@canal) ;
  • répond aux conversations dont vous faites partie ;
  • répond à vos réponses.

Les réunions sont un moyen simple et rapide pour les membres d’un canal de passer d’une conversation textuelle à une réunion vidéo improvisée. Toute personne de l’équipe peut se joindre. Les réunions d’équipe incluent le partage audio, vidéo et d’écran. Pour démarrer une réunion d’équipe, cliquez sur le bouton caméra dans une nouvelle conversation:

Si vous ne voulez pas rencontrer votre équipe immédiatement, vous pouvez simplement cliquer sur planifier une réunion, ajouter les détails et envoyer aux membres que vous souhaitez rencontrer. La réunion s’ajoutera aux calendriers des participants.   

Questions techniques

Utilisation pour le partage et la collaboration

Notez que lorsque vous partagez des fichiers dans un canal ou une conversation, ceux-ci peuvent être ouverts, téléchargés et modifiés par les étudiant(e)s au sein de ce canal ou de la conversation.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Joindre dans la conversation ou dans les publications du canal. Ensuite, vous devez choisir la source du fichier (fichiers récents, fichiers dans les canaux et les équipes, OneDrive ou à partir de votre ordinateur) et finalement choisir le fichier que vous désirez partager.

Le fichier partagé se trouvera dans l’onglet Fichiers du canal ou de la conversation.

Notez que TEAMS intègre les documents produits avec la suite de logiciels de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel). Les membres de votre équipe pourront donc les ouvrir et les modifier à l’aide de l’application en ligne, de l’application installée sur le bureau de l’utilisateur ou directement dans TEAMS. 

Le dossier des supports de cours constitue un emplacement idéal pour les télécharger.

Pour ajouter des documents, il suffit de rentre dans l’onglet fichier du canal général, choisir le dossier supports de cours et ajouter les documents désirés.
Notez que le dossier Supports de cours n’est disponible que si nous avons demandé un Espace cours seulement. Il n’y est pas pour un Groupe de travail.

Le bloc-notes permet aux étudiant(e)s de prendre des notes et de collaborer avec ses paires.

Pour le configurer dans votre nouvelle équipe de classe, vous devez :

  • accéder au canal Général, sélectionner l’onglet bloc-notes pour la classe et le configurer.

Pour en savoir plus, consultez le lien suivant :

La fonctionnalité bloc-notes n’est disponible que si nous avons demandé un Espace cours seulement. Elle n’y est pas pour un Groupe de travail.

Utilisation pour l'évaluation

TEAMS propose des fonctionnalités permettant de créer des devoirs, de les noter et de fournir de la rétroaction. Tout à partir de TEAMS.

Pour savoir comment procéder, consultez le lien suivant : 

Vous pouvez aussi consulter la capsule vidéo suivante :

Ressources disponibles

Plusieurs sources d’information sont à votre disposition :

  1. Dans le Wiki UQAM Applications Office 365 – enseignants/employés
  2. Dans le site du carrefour technopédagogique :
  3. Dans le site de support de Microsoft (en français), portant sur TEAMS pour l’éducation (volet pour les enseignants). 
  4. Dans l’aide de TEAMS qui est disponible à l’intérieur même de l’application. Il suffit de cliquer sur le bouton aide qui se trouve dans le menu latéral (à gauche et en bas) de votre application.

Oui, vous pouvez consulter les ressources suivantes :

Oui, vous pouvez leur recommander la consultation des ressources suivantes : 

Questions techniques

L’application Microsoft TEAMS fonctionne dans les navigateurs de bureau suivants :

  • Internet Explorer 11
  • Microsoft Edge
  • La dernière version de Chrome
  • La dernière version de Firefox
  • Safari (avec certaines limitations) 

En effet, la prise en charge de TEAMS dans Safari n’est pas complète. Certaines limitations du navigateur font sorte que TEAMS en ligne ne fonctionne pas adéquatement. Pour savoir comment contourner ce problème, consultez le lien suivant :

Toutefois, on vous recommande l’utilisation d’un des navigateurs supportés mentionnés dans la question correspondante dans cette FAQ.

  • Pour vous déconnecter de Microsoft TEAMS, cliquez sur votre photo de profil dans l’angle supérieur droit de l’application, puis sélectionnez se déconnecter
  • Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’icône de l’application qui apparaît dans la barre des tâches, puis sélectionner se déconnecter
  • Pour les utilisateurs Mac, au lieu de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’icône Microsoft TEAMS dans votre dock, vous vous dirigerez vers la barre de menus de l’application en haut de votre écran, cliquez sur Microsoft TEAMS, puis sélectionnez Quitter Microsoft TEAMS. 

Autre

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